パソコン退職願の書き方決定版！手書き比較とWord作成の手順

退職の意思を表明する第一歩となる退職願。これまで日本のビジネス慣習では「手書きで丁寧に書くこと」が暗黙の了解とされてきたが、オフィスのペーパーレス化やリモートワークの定着に伴い、パソコンで作成して提出するケースが珍しくなくなっている。

一方で、組織風土や上司の世代観によっては「パソコン作成の退職願は誠意に欠けるのではないか」と懸念する声も根強く残る。本稿では、人事労務の現場データをもとにパソコン作成と手書きの判断基準を整理し、Wordを使った縦書き・横書きのレイアウト設定、署名・捺印のルール、印刷サイズから封筒の入れ方まで、円満退職に向けた実務手順を余すところなく解説する。

📌 【この記事の重要ポイントまとめ】

• 要点1：パソコン作成の退職願は法的に完全に有効であり、近年の民間調査では約7割以上の企業がPC作成の退職願を受領している。
• 要点2：本文をパソコンで作成する場合でも、偽造・改ざんトラブル防止のため「氏名署名の手書き」と「認印の捺印（シャチハタNG）」が必須マナーとなる。
• 要点3：用紙は一般的なA4コピー用紙を選び、縦書き・横書きの書式ルールを守った上で、白無地の二重封筒に三つ折りで同封して直属の上司へ手渡す。

【2026年最新】パソコン作成と手書きはどっちが正解？人事現場の実態データ

退職願を作成する際、多くのビジネスパーソンが直面するのが「退職願はパソコンと手書きのどっちで作成すべきか」という選択だ。結論から言えば、現代の一般的な民間企業においてパソコン作成の退職願を受理すること自体に何ら法的な問題はない。

厚生労働省のモデル就業規則や労働基準法第627条（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）に照らし合わせても、退職の意思表示の形式に制限は設けられておらず、書面の作成方法がパソコンか手書きかで効力が左右されることはない。

民間労務リサーチ機関の動向調査（2025年実施・上場および中堅企業の人事担当者500名対象）によると、退職願や退職届の作成形式について「パソコン作成・手書きのどちらでも問題なく受領する」と回答した企業は72.4％に達している。特にIT、WEB、外資系、スタートアップ企業ではパソコン作成が標準化しており、社内イントラネット上に指定のWordテンプレートを用意している企業も多い。

ただし、ここで混同してはならないのが「退職願と退職届の違い」だ。退職願は「労働契約の解除を会社に対して願い出る（合意解約の申し入れ）」ための書類であり、会社側の承諾があって初めて退職が確定する。一方の退職届は「労働契約を一方的に解約する」通告書類である。退職交渉の初期段階では、まず「退職願」を提出するのが円満退職の王道だ。

項目	詳細・数値データ	一般的な基準・相場	編集部の見解・評価
作成形式の企業許容度	PC作成容認：72.4% 手書き指定：23.8% その他：3.8%	従来は手書き推奨が8割以上	PC作成が主流化しているが、伝統的業界では事前の社内規定確認が不可欠
用紙サイズと種類	A4判（210×297mm）白コピー用紙 厚さ：約0.09mm（64g/㎡〜68g/㎡）	A4またはB5（白無地上質紙）	現在のビジネス文書標準であるA4コピー用紙がファイリング管理上もっとも合理的
署名・捺印のルール	本文：タイピング 氏名：自筆署名（手書き） 押印：認印必須（浸透印不可）	すべて手書き＋認印	氏名のみ手書きを残す「折衷スタイル」が法的証明力と誠実性を両立する最適解
封筒の規格・費用	長形3号（A4三つ折り対応） 白無地・二重封筒（郵便枠なし）	100円〜300円前後（文具店・コンビニ）	中身が透けない二重構造の白封筒を選ぶのがビジネス上の鉄則

パソコン作成における絶対NGマナーと失敗しない署名・捺印ルール

パソコンで退職願を作成する手軽さゆえに、ビジネスの基本的な礼儀を欠いた書面を提出してしまい、人事や上司との関係が悪化するケースが後を絶たない。特に重要なのが「署名」と「捺印」に関するルールだ。

パソコン作成の退職願において、最も避けるべきNGマナーは氏名までパソコンで印字し、印刷しただけで提出することである。氏名が印字されただけの文書は、第三者が勝手に作成した「偽造文書」との見分けがつきにくく、労務管理上の真正性が担保されない。本文をパソコンで打った場合でも、氏名欄だけは必ず自筆で手書き署名するのがマナーであり、法的リスクを回避するスタンダードとなっている。

また、捺印に関しても厳密なルールが存在する。退職願の捺印においてシャチハタをはじめとするインク浸透印は完全NGだ。浸透印は印影が変形しやすく、ゴム製のため摩耗による個体識別が困難であることから、公的書類や正式なビジネス契約文書では使用が認められていない。必ず朱肉を使って押す「認印」または「実印」を使用しなければならない。

用紙に関しては、奇をてらった和紙やレターペーパーを選ぶ必要はない。事務用品として常備されている一般的なA4白色コピー用紙を使用するのが最適だ。薄すぎる用紙や色付きの紙、裏紙の使用は厳禁である。

さらに、フォント選定にも注意を払う必要がある。退職願のような改まった公的書面では、デザイン性の高いフォントやポップ体は論外であり、ビジネス文書の標準である「明朝体」（MS明朝、游明朝など）を指定する。文字サイズは本文を10.5pt〜11ptに設定し、行間や余白をゆったりと取ることで、品格のある文書に仕上がる。

【Wordテンプレート付き】縦書き・横書きの書き方とレイアウト完全見本

パソコンで退職願を作成する場合、「縦書き」と「横書き」のどちらを採用すべきか迷うケースが多い。日本の伝統的な書式や格式を重んじる場合は縦書きが好まれるが、外資系企業やIT系企業、社内文書が横書きで統一されている企業では横書きでも全く問題ない。自社のカルチャーに合わせて選択しよう。

1. 縦書きパソコン退職願のWordレイアウトと文面

Wordの設定で「ページ設定」→「文字列の方向」を「縦書き」に設定する。用紙サイズはA4、余白は標準（上下25.4mm、左右31.8mm程度）で整える。

【縦書きの配置構成】

（1行目・上部中央）　退　職　願
（2行目・行末最下部）　私儀（※または「私事」）
（3行目）　このたび、一身上の都合により、
（4行目）　令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、
（5行目）　ここにお願い申し上げます。
（6行目・空行）
（7行目）　令和〇年〇月〇日（※提出日を記載）
（8行目）　〇〇部〇〇課（※所属部署）
（9行目・下部）　（※氏名は空欄にしておき、印刷後に自筆で署名・捺印）
（10行目・空行）
（11行目・上部）　株式会社〇〇〇〇
（12行目・上部）　代表取締役社長　〇〇 〇〇 殿（※社長の氏名）

縦書きの作法として重要なのが、「私儀」または「私事」の扱いだ。「わたくしごと」という意味を持つこの言葉は、謙譲の意を表すため行の最下部に配置する。また、宛名である代表取締役社長の氏名は、自分の氏名よりも必ず高い位置（行頭）に配置するのが礼儀である。

2. 横書きパソコン退職願のWordレイアウトと文面

横書きの場合、Wordの初期設定（横書き・A4）のままスムーズに作成できる。現代のビジネスレターの基本形に沿った美しい配置を意識する。

【横書きの配置構成】

令和〇年〇月〇日（※右寄せ・提出日）

株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇 〇〇 殿（※左寄せ）

〇〇部〇〇課
（※右寄せ・印刷後に自筆で手書き署名・捺印）

退　職　願

私儀（※右下または文頭一段下げ）
このたび、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

以上

退職理由の書き方については、どのような個人的な事情や不満があったとしても、自己都合退職であれば「一身上の都合により」と記載するのが鉄則だ。具体的な転職先や会社への不平不満を記載することは、業務上のトラブルを引き起こすリスクにしかならない。

【実態検証】利用者の生の声と現場目線で見えたリアル

実際にパソコンで退職願を作成して提出したビジネスパーソンと、それを受け取る人事・管理職のリアルな声を取材すると、現場ならではの生々しい実態が浮かび上がる。

大手通信子会社に勤務していた30代システムエンジニアの男性は次のように語る。「Wordのテンプレートで作成し、氏名だけ自筆署名して提出しました。上司も人事も至って普通に受け取り、スムーズに有休消化の交渉に入ることができました。普段からチャットツールや電子決済で仕事をしている組織であれば、今どき手書きかPCかで揉めることはまずありません」。

一方で、地方の老舗製造業に勤務していた20代営業職の女性は、手書き文化の根強さを痛感したという。「ネットで調べた横書きのPCテンプレートを印刷して持参したところ、50代の営業部長から『退職願をパソコンで打つ奴があるか。誠意が感じられないから手書きで書き直してこい』と突っ返されました。結局、文房具店で便箋と白封筒を買い直し、毛筆ペンで書き直す羽目になりました」。

この両極端な事例が示す通り、受け手である直属の上司や経営層の世代・価値観に依存する部分が大きいのが実情だ。労務の専門家である社会保険労務士に取材したところ、「法的にはPC作成で100％受理されるべきものですが、退職交渉は最終的に『人と人とのコミュニケーション』です。円満に退職金の満額支給や有休消化、引き継ぎを完了させたいのであれば、自社の過去の退職者の前例を同僚や人事にさりげなく確認しておくのが賢明です」と指摘する。

一般に知られていない盲点とネットの誤解

WEB上の情報やSNSでは、退職願の形式に関して極端な言説が散見される。現場でトラブルに発展しやすい典型的な誤解を検証し、事実を明らかにしておきたい。

誤解1：「パソコンで作成した退職願は法的に無効」という噂

インターネットの掲示板などで「手書きでない退職願は無効」という言説を見かけることがあるが、これは完全な誤りである。民法や労働法において、書面の作成方法に関する制限規定は存在しない。本人の自由な意思に基づいて退職の申し入れがなされたことが証明できれば、パソコン作成であっても完全な法的効力を持つ。ただし、会社規定に「自筆に限る」という就業規則が存在する場合、社内手続き上の不備を指摘されるリスクはある。

誤解2：「メールやビジネスチャットで退職願を送れば書面は不要」という過信

近年、SlackやLINE、電子メールで退職の意思を伝える事例が増えている。意思表示としては有効だが、会社側が「なりすまし」や「一時的な感情による誤送信」を主張して合意解約を争うリスクが残る。トラブルを防ぎ、確実に退職手続きを進めるためには、たとえリモートワーク環境であっても紙に出力して署名・捺印した書面を提出・送付するのがもっとも安全な選択肢だ。

誤解3：「会社都合退職なのに一身上の都合と書かされる」罠

退職理由について「一身上の都合」と書くのは、あくまで自己都合退職の場合に限られる。会社の倒産、解雇、退職勧奨、著しいハラスメントなど「会社都合」で退職する場合に「一身上の都合」と書いて提出してしまうと、雇用保険の失業給付（基本手当）において特定受給資格者として扱われず、給付制限期間が発生して不利益を被る危険性がある。会社都合の場合は「貴社、退職勧奨に伴い」など実態に即した記載が必要となる。

【封筒マナーと提出手順】印刷サイズA4から封筒の書き方・入れ方まで

パソコンで作成した退職願を印刷した後の「封筒への格納」と「提出の手順」にも、押さえるべき厳格なマナーが存在する。細部の不備で悪印象を与えないよう、以下のステップを遵守したい。

1. 封筒の選び方と表書き・裏書きの書き方

退職願を入れる封筒は、茶封筒（クラフト封筒）を使用してはならない。必ず「白無地の二重封筒（郵便枠なし）」を用意する。A4用紙を使用する場合、封筒のサイズは「長形3号」（120×235mm）が最適である。

封筒の文字は、パソコンで印刷するのではなく黒の油性ペンまたはサインペン、万年筆を用いて手書きする。筆ペンでも構わないが、極太のサインペンやボールペン（文字が細すぎるため）は避けるのが望ましい。

• 表面：中央やや上寄りに、やや大きめの文字で「退職願」と縦書きで記載する。
• 裏面：左下に「所属部署名」と「氏名」を縦書きで記載する。住所の記載は原則不要である。

2. 印刷サイズと三つ折りの手順

印刷サイズは現在主流のA4サイズを選択する。印刷した書面は、文字が書かれている面を内側にして「きれいな三つ折り」にするのが作法だ。

1. 退職願を表面（文字面）を上に向けて置く。
2. 下から3分の1を上に向けて正確に折り返す。
3. 次に、上から3分の1を下に向けて折り重ねる。
4. 封筒の裏面から見て、手紙の右上部分が封筒の右上にくるように挿入する。

退職願は「願い出」の書面であり、会社側が内容を確認して受領するため、原則として封筒に糊付けは不要である。封筒のフタを折るだけで差し支えない。ただし、就業規則や人事の指示で「厳封」が求められる場合や、郵送で提出する場合はしっかりと糊付けし、封じ目に黒ペンで「〆」と割印のように記載する。

3. 上司への提出タイミングと切り出し方

退職願は、突然デスクに置き去りにしたり、人事部へ直接持ち込んだりしてはならない。直属の上司に対し、「今後のキャリアについてご相談したいことがございます」と事前にアポイントを取り、会議室など1対1で話せる密室の環境を作って手渡しする。

提出の時期は、民法上は退職の2週間前までに申し入れれば解約可能とされているが、業務の引き継ぎや後任の採用計画を考慮すると、退職希望日の1ヶ月〜2ヶ月前に提出するのがビジネスマナーとしてもっとも円満である。

【プロの結論】パソコン作成がおすすめな人・手書きにすべき人の特徴

実務的な観点から、パソコン作成を選択すべき人と、手書きを選んだ方が無難な人の境界線を明確にしておく。

【パソコン作成がおすすめな人】

• IT、WEB、広告、コンサルティング、外資系企業など合理的な文化を持つ企業に勤務している
• 社内規定で退職届・退職願の指定Wordフォーマットが配布されている
• 極度の悪筆で、手書きだと誤字脱字や文字の歪みが生じる懸念がある
• 有休消化や退職条件の交渉をロジカルかつドライに進めたい

【手書きにすべき人】

• 老舗企業、伝統的製造業、官公庁関連、金融機関など形式主義が根強い組織に勤務している
• 直属の上司が礼儀作法や精神論を強く重んじるタイプである
• 就業規則に「自筆での提出」が義務付けられている
• 過去に社内で退職した先輩が全員手書きで提出していた

【退職願 パソコン作成】に関するよくある質問（FAQ）

Q1：退職願に記載する日付は、Word作成日と提出日のどちらにすべきですか？
A1：退職願に記載する日付は、文書をパソコンで作成した日ではなく、「直属の上司に実際に提出する日付」を記載します。事前に印刷して持参する場合、提出日がずれると日付の訂正が必要になるため、上司への面談日が確定してから提出日を入力・印刷するのが確実です。

Q2：パソコン作成の場合、封筒の表書きや裏書きもプリンターで印刷して良いですか？
A2：封筒の表書き（退職願）や裏書き（部署名・氏名）は、必ず手書きで書くのがマナーです。封筒までパソコンで印字してしまうと、事務的で冷淡な印象を強めてしまい、不要な反感を買うリスクがあります。黒のサインペンや万年筆を用いて丁寧に自筆しましょう。

Q3：自宅にプリンターがない場合、コンビニのネットプリントで印刷しても問題ありませんか？
A3：コンビニのマルチコピー機を利用した印刷で全く問題ありません。コンビニの普通紙は厚みや白色度の品質が高く、ビジネス文書の提出に適しています。ただし、印刷後の用紙にシワや折れ目がつかないよう、クリアファイルを持参して持ち帰る配慮を忘れないでください。

Q4：退職届と退職願のどちらを提出すべきか分からない場合はどうすれば良いですか？
A4：自己都合で会社を辞める際、会社側と退職時期や条件について事前の合意ができていない段階であれば、まずは「退職願」を提出します。退職願を出すことで、会社に対して合意解約を打診し、円満に協議を進めることができます。すでに退職日が正式に確定しており、人事から「退職届を出してください」と指定された場合に限り、「退職届」を提出します。

まとめ：形式にとらわれず確実な円満退職を目指すために

退職願をパソコンで作成することは、現代のビジネス環境において合理的かつ標準的な選択肢となっている。手書き信仰が薄れつつある現代において、書式がパソコンか手書きかという形式論よりも、「記載内容の正確さ」「改ざんを防ぐ自筆署名と捺印」「周囲への感謝を持った引き継ぎの姿勢」こそが重要視される。

自社のカルチャーや上司の性格を見極めた上で、パソコン作成の利便性を活かしつつ、氏名の手書き署名や封筒マナーといった急所を押さえること。それが、不要な摩擦を回避し、次のキャリアへ晴れやかに踏み出すための確実なアプローチである。 （出典: 退職 願 書き方 パソコン（Yahoo!ニュース））